2021年我的年度計劃這樣做:step4-5

by ELSA
在看這一篇文章前,務必回去看前兩篇文章,才能理解這篇喔!

 

 

 

好~我們來立刻進入正題!

 

再次回顧一下前面兩篇章提到的step1-5,

 

step1: 未來三年 – 五年你想要成為的人(財務、思維、個人)

 

step2:未來的第一年先做哪些事?(以未來三年來看,比較重要又急迫的)

 

step3:這些事如何分到12個月去做?

 

step4:12個月中的每一天,扣除睡覺的時間,要安排80%在執行目標

 

step5:在google calendar上標記出執行要點

 

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step4主要是要算出自己的80%時數,這部分重要的點在於一個大概念:80/20法則

 

這是所有創業、商管、個人成長、統計學中都通用的概念,也就是說世界上最關鍵的20%東西,是從那80%來的。更多像是資源、財富分配等等套用在這概念上其實也通用。

 

我一直也相信,你把生活中的時間、精力分配多少程度到哪些事上,其實就會影響你一陣子的分批努力後,能得到這些事、或是達標程度的多寡比例。周杰倫小時候在別人晚耍寫功課考試時,他都在練鋼琴,蕭敬騰則都是在唱歌,這些確實就體現了選擇+對選擇的投資=最好的結果。

 

因此,我自己從剛開始創業後,時間開始感到不夠用時,痛定思痛的把每一天的「人類需求基本時數」去攤出來看並扣減,然後找出自己80%可用時數。這部分也很建議大家去做,這樣才能數據化你所有的步驟,甚至去檢驗你每項目標的能夠執行度。

 

艾兒莎真實作息所用到的時數,未必真的每天都12點就寢,但我一定會至少睡到6-7小時,然後躺在床上看個手機、早上賴個床,差不多就8小時,不太會超過很多,吃飯通勤也是同理,但因為我買車以後交通更彈性,所以通勤時間有變少,很多開會也都轉線上,因此省掉的大量通勤時間,我會拿來耍廢或睡覺。

 

從表格中就可看到,我一天24小時 – 8 小時睡覺 – 4 小時通勤吃飯=12小時。因此我一週七天,會有12X7=84小時。 84小時中,我就會會花八成的精力與時間在所有目標上,因此84X0.8=67.2小時,大概落在70小時!

 

其他多出來的時數,作為多睡覺、多耍廢玩樂的彈性時間,請務必記住這一定要預留喔!否則人生真的會太緊繃、壓力太大。這70小時可以用的小方法,我已經沿用了將近三年多。記得我三年前第一次這樣算出70小時以後,我就是整整70小時都拿來工作,很少玩樂,如果有玩樂,我會減少吃飯或是睡覺時間。當然有一些時期,野心比較大時,會減少睡眠時間,甚至連吃飯兩小時都省,但後來發現體力真的會不支,而且效率與所有我要的成果,都沒有比較好,然後會遇到彈性疲乏、找不到動力的感覺。

 

所以這步驟的精算,是真的可以幫助很常把自己逼太緊的人放寬緩,也幫助那些運用時間太鬆散的人,抓緊一點時程。

 

所以這階段的第一秘訣,把自己的80%的時數,精準算出來。

 

如果你是一個朝九晚五的正常上班族的話,時間會更好抓,但建議你可以把一些玩樂時間規劃進去成為生活固定時數給一併扣減掉,這樣才不會生活太乏味。

 

那如果你是一個常常加班到很晚或是很多外務、應酬的業務,時間需要最大化的彈性但又怕浪費掉的話,記得直接把玩樂、應酬放到你的80%時間以內,而不是變成固定生活時數去扣除,這樣你的彈性會比較大。

 

PS.如果你在目標計劃上都很順利,但不時會遇到無法有行動力、或不知道為什麼卡卡的動不了,可以快速參考這一篇:

 

 

 

接下來,每個東西的時數都大概確認了以後,就可以用大範圍的圖塊去標註日程,並把具有里程碑代表的時間點標註上去,也就是step5的部分。

 

這部分必須要思考的很全面再標上去才能增加可完成度。例如,我自己都會認真想,這一天有沒有哪部電影上市是我會想去看的,這一天是不是我月經來的那天,會讓我整天很想睡覺的,這一天是不是我某位家人朋友的生日,會讓我可能會跑出去玩的。

 

先降低任何一個分心因子,也盡量讓自己不要在當日找到藉口不去執行標注事項,這其中還有最重要的因素,是我之前一再提到的,也就是真正厲害的人、自律的人,他們不會輕易去碰觸、運用到自己的意志力,所以誘因先拔除,就能減少當下心裡的拉扯或糾結,也就會減少碰觸到意志力的因子!

 

step5裡面,我會先Mark(重要標註)一些日期,一部分是剛剛前面說的規避掉的時間,再Mark幾個日期,是檢驗這項目標的結果日期、與開始這樣計畫的日期,有點像是為這目標設定的底線與起跑線,開始日與最後一天執行的日期。這樣,其實就會有一個時間軸範圍出現了。而時間軸範圍,可以再運用甘特圖去做出執行內容的超級細項,例如書看到第幾頁,練習鋼琴到第幾首歌,減肥到第幾公斤之類的。

 

 
圖片取自網路https://www.playpcesor.com/2016/09/ganttproject.html

 

甘特圖是專案管理中主要的管理任務與專案的工具,但其實生活中的一切目標,就像是各種專案,所以超級時間管理達人,其實都能在腦中有這樣的甘特圖影像。我還沒那麼神,所以還是需要自己製作。至於這類表格與工具,網路上有很多免費模板、甚至免費軟體,可以使用,超級方便。我自己大推的是我愛用的心智圖軟體Xmind,它能用我製作出的心智圖表一鍵轉成甘特圖表。

 

另外,再細分每一個範圍中的甘特圖任務內容時,我就會需要同時處理更多雜事,然後為了要妥善處理這些雜事,不干擾到我的時間範圍。我會運用很多工具,以下也推薦給大家。

 

生活與工作提醒上,我會用iphone內建的待辦清單app也就是「提醒事項」那個,這個超好用!我都會用顏色去設定不同類別的雜事,並把雜事設定鬧鐘與日期。但當然市面上有很多免費app,像是 to do list之類的都是類似且功能很完整的。

 

 

另外如果是再更細的to do list中的更小件事的話,我就會把比較私人的用notion、工作的用trello。這兩個都是超火紅的軟體網路上也有很多使用教學,大家可以去看看,適不適合自己。

 

當然最能把這些全部大到最小的是像整合起來的、也比較喜歡非軟體類是手寫類的話,最強大的就還是子彈筆記術。也可以參考我之前寫的這系列–>

 

 

之後,會再跟大家分享更多的每日時程排序法,還有雜事管理清單,因為目前我的待辦清單app和trello太多私人事情,有點難重新整理,之後有時間再跟大家分享囉!

 

 
 
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